REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL ry:n tapahtumien asiakas- ja markkinointirekisteri 

 

1.    REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL ry (jäljempänä RIL)
Y-tunnus: 0116992-4
Osoite: Lapinlandenkatu 1 B, 00180 Helsinki
Puhelin: 0207 120 600
Sähköposti: ril@ril.fi


2.    YHTEYS- JA VASTUUHENKILÖT HENKILÖREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Yhteyshenkilö:
Miimu Airaksinen
RIL, Lapinlahdenkatu 1 B, 00180 Helsinki
040 770 4832
miimu.airaksinen@ril.fi

Vastuuhenkilö: 
Ville Raasakka
RIL, Lapinlahdenkatu 1 B, 00180 Helsinki
050 366 8687
ville.raasakka@ril.fi 

 

3.    REKISTERIN NIMI

Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL ry:n  tapahtumien asiakas- ja markkinointirekisteri.

 

4.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ilmoittautumisten, tilausten, yhteydenottojen, laskutuksen, asioinnin, palvelukehityksen, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. 

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, ta-pahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät tapah-tumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

 

5.    REKISTERIN HENKILÖRYHMÄT SEKÄ TIETOSISÄLTÖ JA HENKILÖTIETORYHMÄT

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat Rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistujia tai markkinointiluvan antaneita. 

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen etu- ja sukunimitietoja, yhteystietoja, luottokortti- ja maksutietoja sekä muita tapahtumaan liittyen annettuja tarpeellisia tietoja kuten tehtävänimike, organisaatio, ruoka-aineallergiat, syntymäpäivä, järjestöjen jäsenyydet, passin numero tai henkilötunnus. Rekisterissä voidaan lisäksi käsitellä tietoja toiminnasta Rekisterinpitäjän verkkosivuilla, osallistumisista muihin Rekisterinpitäjän tapahtumiin, tapahtumiin syötettyjä tietoja, yhteydenotoista asiakaspalveluun, yhteydenotoista muihin Rekisterinpitäjän työntekijöihin ja palveluihin, sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyviä tietoja.


6.    SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Säännönmukaiset tietolähteet sisältävät 

a)    Osallistujan ilmoittamat tiedot, 
b)    Asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta
c)    Verkkosivujen, blogien ja uutiskirjeiden käyttäjä- ja toimintotiedot
d)    Asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot
e)    Kumppanit, osapuolet ja viranomaiset jotka tarjoavat henkilötietopalveluita.


7.    SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Kun Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpaneminen niin vaatii, rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien ja alihankkijoiden kesken.

Rekisterinpitäjä voi myös ulkoistaa tietojen käsittelyä niin, että sen tekee yritys Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä tietoja tarjotessaan esimerkiksi infrastruktuuri-, ICT- tai muita palveluita. Näissä tapauksissa riittävä tietosuoja varmistetaan soveltamalla EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta tai käyttämällä Euroopan Komission hyväksymiä sopimusmalleja.


8.    REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina ja pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä henkilökohtaisen tunnistautumisen. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Suojaustaso auditoidaan säännöllisesti joko ulkoisen tai sisäisen auditoijan toimesta.

 

9.    OIKEUS TIETOJEN TARKISTUKSEEN

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Henkilö voi pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan tai oikaisemaan tietonsa. Muutospyyntö on lähetettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle.


10.    HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi ja sen jälkeen kirjanpitolain edellyttämät 7 vuotta. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut. 


11.    REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTEEN VOIMASSAOLO

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on voimassa 1.4.2018 alkaen toistaiseksi. Rekisterinpitäjä varaa itselleen oikeuden päivittää selostetta tarvittaessa lainsäädännön tai yleisten toimintatapojen muutoksen niin edellyttäessä.